LAS CUENTAS

Las cuentas son los instrumentos de representación y medida de cada elemento patrimonial. Cada una consta de una denominación y un código numérico, que la identifican de manera única. Estos elementos identificativos son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio, escritos en un papel o en un registro electrónico. Por tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. La regulación contable suele establecer la libertad para que cada entidad disponga las cuentas que va a utilizar en su proceso contable y el grado de detalle de su información, aunque hay legislaciones (como por ejemplo Francia, México, España o Perú) que establecen planes o manuales de cuentas orientativos para que sean utilizados por las empresas y aunque la legislación contable en materia de número y nombre de cuentas no suele ser obligatoria, si es utilizado habitualmente de forma homogénea por las empresas de un mismo país. El plan contable de una empresa es la codificación del conjunto de cuentas que utiliza una empresa, incluye todas las cuentas y las agrupaciones de las mismas.

Es en donde se registran los aumentos o disminuciones de cada partida generados por una transacción de negocios y todo el sistema contable tiene una cuenta por separado por cada clase de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. Cada cuenta tiene una sección para anotar los aumentos y otra para las disminuciones. La cuenta tiene dos columnas básicas para registrar las operaciones de negocios. En estas columnas se registran los aumentos y las disminuciones, que se llaman movimientos. Las columnas se identifican con el nombre de debe y haber, o bien cargo y abono.

De acuerdo con esto, por ejemplo es habitual, que existan cuentas para los inmuebles, el mobiliario y el conjunto de inmovilizado de una empresa, las mercancías, las materias primas, las deudas de clientes y los créditos con proveedores, las cuentas y préstamos bancarios, así como cuentas para los distintos gastos e ingresos existentes como pueden ser gastos de personal, financieros, de servicios recibidos. Cada empresa también dispone del grado de desarrollo que quiere utilizar en su sistema contable y las cuentas suelen agruparse en distintas partidas o grupos que reflejan los mismos conceptos de bienes o gastos.

Gráficamente se dibujan como una letra "T", donde a la parte izquierda se llama "débito" o "debe" y a la parte derecha "crédito "o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta (el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta, y no representan otra cosa como lo pueden indicar las diferentes acepciones de estas palabras). Hay dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión o de resultados. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el balance y pueden formar parte del activo o del pasivo (y dentro de este, del pasivo exigible o del capital, también llamado fondos propios o patrimonio neto). Las cuentas de gestión o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la cuenta de Pérdidas y Ganancias.21​

Independientemente de si las cuentas son de patrimonio o de resultados, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando, siendo de patrimonio, se refieren a un activo o, siendo de gestión, se refieren a un gasto; y son acreedoras cuando, siendo de patrimonio, se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando, siendo de gestión, se refieren a un ingreso.